MEDAN-HUMAS USU : Pengelolaan kearsipan membutuhkan sumber daya manusia yang terlatih dan memahami dengan benar ilmu-ilmu kearsipan, yang memungkinkan terwujudnya penyimpanan arsip, baik berupa dokumen surat-menyurat maupun foto yang lebih rapi dan tertata baik. Untuk mendapatkan kemampuan tersebut, maka setiap pembaruan informasi yang terkait dengan penanganan arsip serta peraturan-peraturan kearsipan harus senantiasa dikuasai. Sistem kearsipan yang baik akan menciptakan alur tata kelola administrasi yang baik dan mendukung dalam suatu lembaga, demikian pula di lingkungan Universitas Sumatera Utara.

Demikian antara lain disampaikan Sekretaris Universitas Sumatera Utara, Dr. dr. Farhat, M Ked (O.R.L-H.N.S), Sp.T.H.T-K.L (K), dalam sambutannya ketika membuka kegiatan Sosialisasi Peraturan Rektor Sumatera Utara Tentang Kearsipan, yang diadakan oleh Kantor Arsip USU dan berlangsung di Ruang Rapat Senat Akademik Biro Pusat Administrasi USU, Kamis (15/3).

Dalam kesempatan itu, Dr Farhat juga menyampaikan rasa gembiranya atas hasil evaluasi yang dilakukan terhadap sistem kearsipan di seluruh fakultas dan unit kerja yang ada di lingkungan USU. “Dari evaluasi yang dilakukan, saya melihat mulai ada perbaikan sistem kearsipan di berbagai fakultas dan unit kerja yang ada. Saya mengapresiasi kemajuan ini, meski belum seluruh fakultas dan unit mendapatkan nilai bagus. Ke depannya kita akan mengadakan penilaian kembali. Saya berharap agar sistem kearsipan kita secara keseluruhan semakin dapat diandalkan,” kata Dr Farhat.

Dari fakultas dan unit kerja yang sudah dinilai, maka nilai tertinggi dalam penerapan tata kelola arsip yang baik diraih oleh Bagian Tata Usaha, disusul oleh Fakultas Hukum dan Fasilkom. “Perbaikan harus terus kita lakukan dan memerlukan target yang ketat agar bisa tercapai sleuruh tujuan dengan baik,” tandas Farhat.

Bertindak sebagai pemateri adalah Kepala Kantor Arsip USU, Himma Dwiyana, ST, M.Hum, dan   Edy Siregar, S. Si, Pengelola Arsip di Bagian Tata Usaha Sekretariat Universitas. Himma Dwiyana berharap, dari kegiatan Sosialisasi Peraturan Rektor ini bisa didapatkan feed back dari seluruh peserta tentang hal apa saja yang menjadi kendala dalam menerapkan sistem kearsipan yang baik dan benar. Ia juga menjelaskan bahwa Tim Arsip sudah turun ke berbagai fakultas untuk memberikan asupan dan masukan tentang apa-apa saja yang kurang dan belum dilaksanakan.

Ditegaskan Himma, bahwa sistem kearsipan merupakan pedoman utama dalam melakukan pekerjaan. Untuk fakultas dan unit kerja, kegiatan kearsipan hanya mencakup pada penyimpanan arsip dinamis saja, yang usia penyimpanannya hanya selama satu atau dua tahun saja. Dengan demikian tidak perlu menyediakan anggaran khusus untuk penyediaan sarana penyimpan arsip. Sementara penyimpanan arsip secara keseluruhan dilakukan oleh Kantor Arsip.

Sosialisasi Peraturan Rektor Tentang Kearsipan mencakup pada Peraturan Rektor no. 47/2017 tentang sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, Peraturan Rektor No. 48/2017 tentang Jadwal Retensi Arsip, Peraturan Rektor No.49 tentang Klasifikasi Arsip dan Peraturan Rektor No.50 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan (Humas)